Maskineriet bak Arctic Frontiers
Med VICAN som produsent sikrer Arctic Frontiers profesjonell gjennomføring, presis logistikk og sterk lokal forankring i Tromsø år etter år.
Når Arctic Frontiers samler forskere, politikere, næringsliv, organisasjoner og beslutningstakere fra hele verden i Tromsø, er det som regel scenen, debattene og de store spørsmålene om Arktis som får oppmerksomheten.
Bak konferansen ligger en omfattende produksjon der logistikk, deltakerflyt, teknikk, vertskap, hotell, program og sidearrangementer skal henge sammen. Det er her VICAN har en nøkkelrolle.
– Det er rundt 65 mennesker i arbeid i kulissene når Arctic Frontiers gjennomføres, inkludert arrangører, teknikere, vertskap og frivillige, sier Natalie Lorentzen, byråleder i VICAN.
Produsent for konferansen
VICAN har gjennom flere år vært tett på utviklingen og gjennomføringen av Arctic Frontiers. Rollen handler både om oversikt, struktur og evnen til å få mange mennesker, leverandører og arenaer til å trekke i samme retning.
For deltakerne skal konferansen oppleves ryddig og sømløs. Påmelding, registrering, hotell, sesjoner, møter og sidearrangementer skal fungere uten at deltakerne trenger å tenke over alt arbeidet som ligger bak.
– Vi er produsent av hele arrangementet og de fleste sideeventene. I tillegg har vi ansvar for deltakere, påmelding, registrering og hotellbookinger. Vi har hatt denne rollen siden 2015, sier Lorentzen.
Det betyr at VICAN både jobber med de store linjene og de små detaljene. Alt fra deltakeropplevelse og praktisk flyt til koordinering av samarbeidspartnere og leverandører må være planlagt i god tid før konferanseuka starter.
Starter ett år før
Arctic Frontiers er en av de mest omfattende konferanseproduksjonene i Tromsø. For VICAN starter arbeidet lenge før deltakerne møter opp i byen.
– Vårt team i VICAN er på fem personer, og planleggingen starter cirka ett år i forkant, sier Lorentzen.
Arbeidet bygger seg gradvis opp gjennom året. Program, arenaer, deltakere, partnere, hoteller og praktiske behov skal avklares, justeres og samordnes. Når konferansen nærmer seg, går planleggingen over i en mer operativ fase der stadig flere kobles på.
Da handler det om å sikre at alle vet hva som skal skje, hvor det skal skje og hvem som har ansvar for hva.
En hel uke med aktivitet
Arctic Frontiers består ikke bare av hovedprogrammet. Konferanseuka rommer også en rekke partnerarrangementer, faglige møteplasser og åpne arrangementer for publikum.
– Hovedarrangementet består av to hoveddeler: Science og Big Picture. Så er det rundt 40 sidearrangementer som partnere til konferansen arrangerer, i hvert fall som vi er involvert i. I tillegg kommer AF Open, åpne arrangementer for byens befolkning, sier Lorentzen.
For VICAN betyr det at produksjonen ikke bare handler om én scene eller ett program. Det handler om en hel konferanseuke der mange aktiviteter foregår parallelt, ofte på ulike steder og med ulike behov. Det stiller høye krav til logistikk, kommunikasjon og beredskap.
Når alt skjer samtidig
Selv med grundig planlegging er ingen konferanseuke helt forutsigbar. Det er en del av arrangementshverdagen. Folk kommer for sent. Noe må flyttes. En teknisk detalj må løses. Et rom må klargjøres raskere enn planlagt. En deltaker trenger hjelp. Et sidearrangement må justeres.
For VICAN handler profesjonaliteten også om hvordan slike situasjoner håndteres.
– Uansett hvor mye man planlegger, vil det oppstå uventede situasjoner, men vi er godt drillet på å håndtere dem. Alle vet hva de skal gjøre og hvem som har ansvaret, sier Lorentzen.
Arctic Frontiers er en internasjonal konferanse, men den gjennomføres i Tromsø. Det gjør lokal kunnskap til en viktig del av produksjonen.
VICAN kjenner byen, arenaene, leverandørene og rytmen i store arrangementer. Den erfaringen gjør det mulig å skape en profesjonell ramme rundt en konferanse som samler deltakere fra hele verden.
Lorentzen beskriver konferanseuka som intens, men også som noe av det mest givende teamet jobber med.
– Det er alltid gøy å gå inn i en slik produksjon, fordi vi vet at det kommer til å skje ting. Når man er drillet på det, er det bare gøy. Litt stress må man regne med, siden det er et kjent fenomen at det meste skjer samtidig. Men vi er blitt et rimelig fast team som jobber med dette, og vi kjenner hverandres styrker og svakheter. Da føles det trygt, sier hun.
